21 tipů, jak ušetřit na nákladech na tisk, které vám výrobci zařízení neprozradí!

TIP 1: Tiskněte pouze to, co opravdu musí být vytištěno.

V každodenním životě si všímáme, že přestože skoro každý má dnes chytrý telefon a přístup k počítači, stále se tiskne velké množství dokumentů. Proč tomu tak je? Pro mnoho lidí je papír snadnější a pohodlnější na čtení než obrazovka. Tištěné dokumenty se lépe opravují, zvýrazňují atd. a následně se předávají dál. Tištěné kopie jsou pevnější – nemohou se zhroutit ani zmizet. K úniku dat dochází pouze v případě požáru nebo záplav. Výtisky jsou – například u smluv – nějakým způsobem závaznější. Cítíme se s nimi bezpečněji. Digitální podpisy nebo zálohy? Často panuje nejistota a nejednotnost ohledně zákonných lhůt uchovávání a požadavků na daňové dokumenty. Z tohoto důvodu se vše raději tiskne a archivuje. Zvažte, zda daný dokument opravdu musí být vytištěn. Zbytečné e-maily, dokumenty atd. nemusí být tištěny. Je lepší zlepšit ergonomii pracoviště (např. zakoupit lepší monitor nebo optimalizovat program na e-mailové zprávy tím, že se upraví velikost písma).

TIP 2: Neměňte inkoustové kazety a tonery hned při prvním upozornění!

Určitě znáte ten pocit: sotva jste vyměnili inkoustovou kazetu, už se znovu objeví upozornění, že hladina inkoustu je nízká a je třeba ji okamžitě vyměnit. Jen proto, že je inkoust téměř prázdný, neznamená to, že je nutné jej ihned vyměnit. Nejlepší je objednat novou kazetu už nyní a počkat, až bude aktuální kazeta opravdu prázdná. U tonerů můžete vyzkoušet jiný trik: vyjměte toner a několikrát jím jemně zatřepejte horizontálně. Tím se tonerový prášek rovnoměrně rozprostře uvnitř kazety, což vám často umožní tisknout ještě nějakou dobu bez problémů.

Tip: Jak vyměnit toner

TIP 3: Kupujte pouze inkoustové kazety a tonery s vysokou kapacitou.

Mnoho inkoustových kazet a tonerů je nabízeno ve více variantách. Existují standardní kazety a také kazety s vyšší kapacitou, označované jako XL nebo HC (High Capacity). Pokud si koupíte kazety s vysokou kapacitou, můžete v některých případech výrazně snížit náklady na tisk na stránku.

Obecné pravidlo: čím vyšší kapacita kazety nebo toneru, tím nižší náklady na stránku. Je dobré porovnávat. Zvažte také své tiskové návyky. Pokud tisknete hodně, kazety XL a tonery s vysokou kapacitou jsou pro vás ideální. Pokud tisknete méně a používáte inkoustovou tiskárnu místo laserové, existuje riziko, že větší inkoustové kazety vyschnou.

Kazety a tonery s vysokou kapacitou jsou zejména užitečné pro časté tisknutí. Uživatelé, kteří tisknou méně, by měli zvážit investici do ekonomického balení s několika kazetami. Tonery nemohou vyschnout, takže se nemusíte bát o jejich trvanlivost.

TIP 4: Kupujte vícepaky nebo dvojbalení.

Existuje mnoho inkoustových kazet a tonerů, které se prodávají ve vícepacích, promo baleních, dvojbaleních nebo dokonce čtyřnásobných baleních. To platí jak pro originální produkty, tak pro alternativní produkty. Pokud si koupíte sady kazet a tonerů, můžete ušetřit mezi 10 a 30 % ve srovnání s nákupem jednotlivých kusů. Zároveň si můžete vytvořit praktickou zásobu, abyste nebyli překvapeni, když vám dojde inkoust nebo toner.

TIP 5: Kupujte kompatibilní tonery a inkoustové kazety.

Inkoustové kazety, tonery, fotoválce, pásky – nemusí být vždy originální! V našem internetovém obchodě zjistíte, že nabízíme ekonomičtější alternativy od jiných výrobců pro mnoho produktů. Tyto kompatibilní tonery často přinášejí značné úspory ve srovnání s originálními produkty výrobců zařízení. Alternativní kompatibilní produkty také procházejí mnoha kontrolami kvality a jsou vyráběny podle průmyslových standardů, takže bez problémů fungují s vaším zařízením. Cena je zde nepřekonatelným argumentem. Našim zákazníkům doporučujeme následující přístup: pokud musí mít výtisky a kopie tu nejvyšší kvalitu, protože jsou zasílány zákazníkům a obchodním partnerům, možná je lepší zvolit originální produkty. Pokud však výtisky a kopie používáte pouze interně a krátkodobě, alternativní inkousty a tonery jsou skvělým řešením!

TIP 6: Nakupujte příslušenství pro tiskárny online!

Nákup inkoustů a tonerů online je o 10 až 30 % levnější než v kamenných obchodech. Cenový rozdíl je tak velký, že náklady na dopravu jsou zanedbatelné. Máte také dokonalé porovnání cen a rychle vidíte, který produkt je pro vás nejlevnější alternativou. A můžeme nabídnout mnoho produktů nebo variant produktů, které běžný obchod často kvůli nedostatku místa nemá skladem.

TIP 7: Kupujte tonery a inkoustové kazety do zásoby.

Nefunkční tiskárna nebo nefunkční kopírka může způsobit značná zpoždění v mnoha firmách, a v nejhorším případě dokonce ztráty. Vždy sledujte, kolik inkoustu nebo toneru ještě máte pro vaše zařízení. Jakmile tiskárna nebo kopírka poprvé upozorní na nízkou hladinu inkoustu nebo prázdný toner, měli byste zadat novou objednávku. A když už jste u toho, proč nekoupit více kazet a tonerů najednou? Můžete tak využít vícepaků a u většiny produktů nabízíme slevu již od 2 kusů, takže při nákupu na zásobu vždy ušetříte. Chytré skladování tak přispívá k nepřerušovanému a plynulému chodu vaší firmy. Pokud jde o tonery, nemusíte mít žádné obavy o jejich trvanlivost, protože obsahují suchý prášek a ne tekutinu, takže nic nevysychá. Inkoustové kazety naopak mohou při špatném skladování vyschnout, proto byste je měli skladovat ve stínu při pokojové teplotě nebo o něco chladněji. Měly by být také ponechány v originálním obalu, který obvykle sestává z průhledné fólie nebo hliníkového sáčku chránícího před světlem. Obal chrání inkoust před odpařováním a vysycháním.

Další informace: Jak správně skladovat příslušenství pro tiskárny.

TIP 8: Tiskněte v režimu konceptu.

Vaše tiskárna a kopírka mají obvykle různé tiskové programy, které vám umožňují šetřit inkoust a toner téměř nepozorovaně. Tiskněte například v kvalitě konceptu místo prezentace. Tisk v režimu konceptu používá méně inkoustu. V některých případech máte také možnost provést zkušební výtisky s nižším rozlišením. Při nastavení některého z těchto režimů bude výsledek tisku méně intenzivní, protože tiskárna nebo kopírka jednoduše používá méně inkoustu nebo toneru. Toto nastavení je vhodné pro zkušební výtisky nebo interní dokumenty. Pokud potřebujete jak výtisky nejvyšší kvality, tak pracovní kopie, stojí za to vytvořit několik tiskových profilů, ve kterých jsou uložena odpovídající nastavení. Příslušné pokyny najdete v návodu k obsluze.

TIP 9: Tiskněte levněji s určitými fonty.

Fonty s širokými písmeny, tlustými čarami, mnoha ozdobami a serifami spotřebovávají více inkoustu a toneru než zjednodušené fonty. Použitím správného fontu můžete snížit náklady na tisk až o 30 %. Úsporné fonty jsou „Century Gothic“ a „Garamond“, které jsou standardní ve většině textových editorů. Tři fonty, kterým byste se měli vyhnout, protože spotřebovávají hodně inkoustu a toneru, jsou:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Menší velikosti fontů také šetří papír a inkoust. Můžete například zmenšit velikost fontu před tiskem na úroveň, která je pro vás stále pohodlná na čtení. Takto se na jednu stránku vejde více obsahu, což šetří toner, inkoust a možná i papír.

TIP 10: Barevný nebo monochromatický tisk.

Pokud chcete šetřit barevný inkoust, tiskněte v černobíle. To se zdá být jasné, ale zvažte, zda je vždy nutné tisknout barevně. Není náhodou, že barevné kopie v kopírovacích centrech jsou mnohem dražší než běžné černobílé kopie. Barevné kazety jsou obvykle dražší než černé. A co odstíny šedi? Mnoho tiskáren a kopírek tuto možnost nabízí, ale je to opravdu úsporné? Bohužel ne – mnoho tiskáren používá pro vytvoření odstínů šedi barvy. Šedá není tištěna pouze černým inkoustem, ale je složena ze všech barev. A to je přesně to, čemu se chcete vyhnout.

TIP 11: Správně vypínejte tiskárnu.

Od samého začátku: inkoustovou tiskárnu byste neměli vypínat přes rozbočovací lištu. Tato zařízení spotřebovávají velmi málo energie. Pokud však budou úplně odpojena od sítě, při opětovném zapnutí se budou znovu instalovat, což může vést k tomu, že tiskové hlavy budou proplachovány inkoustem, což spotřebuje hodně drahého inkoustu.

Laserové tiskárny naopak spotřebovávají relativně hodně energie ve stavu pohotovosti. Jsou však obvykle vybaveny vypínačem, který je úplně odpojí od sítě, a nenechávají je v pohotovostním režimu. Pokud jde o laserové tiskárny a kopírky: vypínejte je!

Také u tiskáren platí totéž co u chladniček a praček: při nákupu věnujte pozornost energetické účinnosti!

TIP 12: Kupte novou tiskárnu.

Jsou kazety nebo tonery pro vaše zařízení příliš drahé? A máte toto zařízení už nějakou dobu? Pak by mohlo být dobré investovat do moderního zařízení, kde jsou spotřební materiály levnější. Náklady na novou inkoustovou tiskárnu nebo malé zařízení se mohou vrátit již po několika výměnách kazet. Může se také stát, že pro starší zařízení přestanou být tonery a inkousty po nějaké době vyráběny. V tomto případě může být nákup nových tonerů nebo kazet nejen komplikovaný, ale také extrémně drahý.

TIP 13: Levné tiskárny mají příliš vysoké provozní náklady.

Když zakládáte firmu nebo začínáte podnikat, je samozřejmé, že budete čelit mnoha počátečním nákladům na zahájení provozu. Přestože tlak na náklady je v tomto okamžiku vysoký, neměli byste šetřit na nesprávném místě. Levné tiskárny mohou mít nízkou pořizovací cenu, ale náklady na jejich provoz jsou často velmi vysoké. Výrobci vydělávají na prodeji spotřebního materiálu, nikoliv na prodeji samotných tiskáren nebo kopírek. Inkousty a tonery jsou pak často překvapivě drahé, a zvláště startupy, mladí podnikatelé a malé a střední firmy mají často vysokou potřebu tisku, například kvůli marketingovým materiálům. Pokud očekáváte vysokou potřebu tisku, není dobré kupovat levné inkoustové tiskárny, jejichž výkon a možnosti jsou omezené. Informujte se předem, jaké jsou náklady na kazety a tonery pro dané zařízení, zda existují alternativní produkty, a zvažte, kolik a co přibližně budete tisknout.

TIP 14: Inkoustové tiskárny s oddělenými kazetami.

Většina profesionálnějších inkoustových tiskáren má oddělené kazety pro jednotlivé barvy. Méně profesionální zařízení pro domácí použití používají tzv. kombinované kazety, které obsahují všechny barvy (tj. žlutou, magenta a cyan) v jednom zásobníku. Kombinované kazety jsou vhodné pro uživatele, kteří tisknou zřídka nebo málo. Pokud však tisknete hodně a často, vyplatí se investovat do tiskárny s oddělenými inkoustovými kazetami. Když se pak vyčerpá jedna barva, stačí vyměnit pouze tuto, zatímco ostatní lze nadále používat.

Pokud tisknete a kopírujete pouze dokumenty, texty nebo interní materiály, měli byste zvážit monochromatické tiskárny nebo kopírky. Tato zařízení používají pouze černý inkoust nebo toner, což znamená, že produkují pouze černobílé kopie a výtisky. To má několik výhod: často existují speciálně velké kazety s obrovskou kapacitou, protože v zařízeních je dostatek místa. A nepoužívané barevné kazety vám nemohou způsobit žádné problémy.

TIP 15: Změňte druh papíru a snižte náklady.

Plýtvání papírem není pro váš rozpočet dobré, doufáme, že to je již zřejmé. Zároveň byste měli věnovat pozornost kvalitě papíru. Levný papír má obvykle vysokou savost, což vede k nadměrnému použití inkoustu. Pro většinu aplikací je běžný papír do tiskárny o hmotnosti 80 g/m² dostatečný. Když je papír silnější a kvalitnější, cena také roste. Důležité obchodní dokumenty nebo prezentace vypadají lépe na papíře o hmotnosti 100 g/m². K tisku fotografií se používá speciální fotografický papír. Můžete také udělat něco pro životní prostředí použitím recyklovaného papíru, který může být také levnější než čistě bílý papír. Pokud máte v podniku několik kopírek, proč nevybavit jednu tiskárnu dražším bílým papírem a druhou recyklovaným papírem pro interní dokumenty?

Zde jsou dvě další tipy: Hrubý a chlupatý papír zanechává vlákna uvnitř zařízení, což urychluje opotřebení. Používejte tedy dobrý papír. Používejte také uzavřené zásobníky papíru. Tiskárny často mají horní a dolní podavače papíru. Pokud je zásobník papíru otevřený, papír může nabrat prach. Při tisku se pak prach a nečistoty dostanou dovnitř tiskárny. To může přispět k opotřebení a v nejhorším případě způsobit ucpání trysek.

TIP 16: Oboustranný tisk.

Papír je drahý; kvalitní papír je ještě dražší. A plýtvání papírem je drahé pro životní prostředí. Znáte to: jdete ke kopírce nebo tiskárně ve vaší kanceláři a než se dostanete k vašim dokumentům, musíte doplnit papír, protože kolegové vytiskli všechny podavače do prázdna. Dobré, pokud je zásoba papíru uchovávána v blízkosti zařízení, ale co když není? Doplňování zásobníků papíru je dlouhodobě nevyhnutelné, ale intervaly lze prodloužit. První možnost: vyzkoušejte možnost „Tisknout více stránek na jednu stranu“ v nastavení tiskárny. Takto se z dvou stran A4 rychle stane jedna. Podobně funguje funkce zoom na kopírkách. Při nastavení zoomu na cca 70 % (zkontrolujte individuální nastavení vaší kopírky) se dvě sousedící strany A4 zmenší na jednu stranu A4. Druhá možnost: znáte oboustranný tisk? Tato funkce, kterou najdete hlavně na kopírkách, zajišťuje, že vložený papír bude potištěn z obou stran. Je to chytrý způsob, jak snížit spotřebu papíru na polovinu a ušetřit místo v kanceláři.

TIP 17: Chytré rozložení stránek.

Právě jste vytiskli 100stránkový PDF dokument, abyste si ho pohodlně přečetli cestou? Nebo jste zkopírovali poslední prezentaci nebo protokol, aniž byste dokument předem prohlédli? Teď sedíte a vidíte, že jste vytiskli příliš mnoho stránek, čímž jste zbytečně spotřebovali papír, inkoust nebo toner. Rychlý pohled na dokument, například prostřednictvím náhledu tisku nebo zobrazení stránky, může účinně zabránit plýtvání a nepořádku.

Funkce „Stránky od-do“ umožňuje nastavit, které stránky mají být vytištěny. Přeskočte prázdné stránky nebo stránky s nepotřebnými grafikami. Často je titulní stránka velkým žroutem inkoustu. Poznámky pod čarou, které jsou obvykle na konci dokumentu a nejsou okamžitě potřeba, lze rovněž vynechat. To šetří inkoust nebo toner a papír.

Také můžete tisknout několik stránek na jednu stránku. Vaše tiskárna a kopírka nabízí v menu odpovídající nastavení. To také významně šetří inkoust a papír.

Zavřete také kryt kopírky při kopírování, aby toner nebyl zbytečně spotřebován na tisk černých oblastí. Nebo ještě lépe, vyzkoušejte funkci zoom na kopírce, abyste se vyhnuli černým pruhům a šetřili toner. Současně jsou o něco větší zvětšené dokumenty lépe čitelné.

TIP 18: Používejte náhledy a Word k úspoře nákladů na tisk.

Při použití programu pro tisk v prohlížeči se obvykle zobrazuje náhled stránek k tisku. Často je text nebo obraz, který je pro vás důležitý, jen na několika stránkách, zatímco reklamy, bannery, záhlaví nebo zápatí zabírají další celé stránky. Zjistěte, které stránky opravdu chcete tisknout, a nastavte je jako „vybrané stránky“, aby tiskárna vytiskla pouze tyto. Některé stránky nabízejí speciální zobrazení tisku, které odstraní designové prvky nebo barvy. Ty jsou často označeny malou ikonou tiskárny na stránce. Takto jsou grafické prvky skryty a obsah k tisku je redukován na text, čímž šetříte inkoust nebo toner. Pokud chcete vytisknout pouze text z dané stránky, nemusíte to dělat přímo z prohlížeče. Zkopírujte text, vložte jej do Wordu a odstraňte zbytečné formátování. Můžete například zvolit menší velikost písma. Tím opět potřebujete méně inkoustu nebo toneru pro tisk.

TIP 19: Snižte náklady na tisk fotografií.

Po mnoho let hlavní výrobci, jako HP a Canon, prodávají tiskárny, které jsou zvlášť vhodné pro fotografický tisk. Obvykle vyžadují speciální fotografický papír. S vhodnými přípravami můžete i zde ušetřit inkoust. Především je třeba mít na paměti, že ostrost a hloubka barev jsou při tisku fotografií důležitými kritérii. Vysoce kvalitní inkoustový papír má hladký povrch a nízkou savost, takže potřebuje méně inkoustu. Vždy v nastavení tiskárny vyberte typ papíru, který používáte, aby se automaticky používalo méně inkoustu při tisku. Příliš velké množství inkoustu na papíře ne vždy zlepšuje hloubku a ostrost, ale prodlužuje dobu schnutí fotografií a může vést k rozmazávání povrchu. Nejlepší fotografické výtisky se dosahují kombinací vysoce kvalitního fotografického papíru, nejlépe bezdřevného, s vhodným nastavením tiskárny a volbou úsporného režimu tisku.

TIP 20: Přijímejte faxy přes počítač.

Má vaše firma stále fax? Nemůžete se stále obejít bez faxu v podnikání? Bohužel, často dostáváte pouze jednoduchá potvrzení nebo dokonce nechtěnou reklamu faxem. Fax tiskne vše – bez filtru – ať už chcete nebo ne. Lepší je nastavit počítač a telefonní linku tak, aby faxy nejprve dorazily do vaší e-mailové schránky, než budou vytištěny. Tímto způsobem máte možnost rozhodnout, co bude vytištěno a co smazáno. Stejný proces lze také použít k odesílání faxů. Nebudete muset čekat několik minut na odeslání faxu. Odesílání faxů pak není o nic těžší než odeslání e-mailu s přílohou.

TIP 21: Tiskněte sami místo zadávání tisku externím firmám.

Vlastnit tiskárnu nebo kopírku má zjevné výhody. Téměř žádná kancelář nebo domácnost se dnes neobejde bez vlastního zařízení. Barevný tisk i tisk fotografií se staly natolik snadnými a ekonomickými, že často stojí za to provést tisk přímo na místě levněji a pohodlněji než v odborném obchodě.

Pokud však pracujete v oblasti architektury, plánování staveb nebo strojírenství, často budete potřebovat tisknout plány nebo mapy, které standardní zařízení nezvládnou. Dokonce i tiskárny a kopírky s formátem A3 mohou být příliš malé. V takovém případě pomůže pouze návštěva kopírovacího centra nebo tiskárny, což však může být poměrně drahé. Pokud se pravidelně, možná i několikrát týdně, ocitnete v kopírovacím centru, zvažte pořízení plotru. Tyto velkoformátové tiskárny, jako Riso, OCÉ, Canon nebo HP, vám umožňují tisknout plány a mapy sami. V našem obchodě najdete vhodné kazety pro váš plotr. Můžete se již nyní podívat na našem webu, kolik stojí jednotlivé kazety.